| Tipo de vista o carpeta | Finalidad |
| Privada | Sólo puede acceder a ella el ID de Notes que la ha creado. |
| Compartida | Puede acceder a ella cualquier persona. |
| Compartida: Contiene documentos que no están en otra carpeta (sólo vistas) | Crea una vista compartida a partir de una versión de una vista o carpeta. Permite a los usuarios ver documentos que no están guardados en carpetas. |
| Compartida: Contiene documentos eliminados (sólo vistas) | Crea una versión compartida de una vista o carpeta. Permite a los usuarios ver una lista de los documentos de la base de datos que han sido eliminados.
Puede recuperar estos documentos arrastrándolos desde la Papelera hasta la carpeta donde desee colocarlos. En esta vista se presupone que el gerente de la base de datos ha seleccionado la opción Permitir eliminaciones no definitivas en la ficha Avanzadas del cuadro de propiedades de la base de datos. Al activar esta opción y crear dicha vista, los usuarios podrán recuperar, de forma rápida y sencilla, los documentos eliminados por equivocación. |
| Compartida: Privada al usarla por primera vez | Crea una versión compartida de una vista o carpeta. La primera vez que un usuario abre esta vista o carpeta, Notes crea una copia de ella. Esta copia se convierte en la versión privada del usuario. Si el usuario tiene acceso a la base de datos, la versión privada se creará en ella. En caso contrario, la carpeta se creará en el archivo de área de trabajo del usuario (.dsk).
Una vez que el usuario ha creado una copia privada, la vista o carpeta no puede heredar automáticamente los cambios en el diseño como los demás elementos de la base de datos. Para actualizar una vista compartida privada con los cambios en el diseño más recientes, elimine la copia privada de dicha vista y reemplácela por la vista actualizada.
Para actualizar una carpeta, copie los documentos que desea guardar en otra carpeta. A continuación, elimine la copia privada de la carpeta y reemplácela por la carpeta actualizada. O, de forma alternativa, seleccione Acciones - Actualizar diseño de las carpetas si esta opción está disponible en el diseño de la base de datos, al igual que lo está en la base de datos de correo. |
| Compartida: Escritorio privado durante el primer uso | Crea una versión compartida de una vista o carpeta. La primera vez que un usuario abre esta vista o carpeta, Notes crea una copia de ella. Esta copia se convierte en la versión privada del usuario. Sin embargo, esta carpeta se crea en el archivo de área de trabajo del usuario incluso si éste tiene el acceso necesario para crear carpetas privadas en a la base de datos.
Una vez que el usuario ha creado una copia privada, la vista o carpeta no puede heredar automáticamente los cambios en el diseño como los demás elementos de la base de datos. Para actualizar una vista compartida privada con los cambios en el diseño más recientes, elimine la copia privada de dicha vista y reemplácela por la vista actualizada.
Para actualizar una carpeta, copie los documentos que desea guardar en otra carpeta. A continuación, elimine la copia privada de la carpeta y reemplácela por la carpeta actualizada. O, de forma alternativa, seleccione Acciones - Actualizar diseño de las carpetas si esta opción está disponible en el diseño de la base de datos, al igual que lo está en la base de datos de correo. |