1. Abra una entrada de reunión.

2. Rellene las secciones Cuándo, Invitados y Dónde.

3. Haga clic en el icono del planificador situado junto a Haga clic aquí para ver la disponibilidad de los invitados, las salas y los recursos.

4. Realice los procedimientos descritos en la sección Resumen o Detalles, que son dos formas distintas de ver las planificaciones y la disponibilidad.

Nota Para determinar cuál de las dos opciones debe estar seleccionada de forma predeterminada, seleccione Acciones - Herramientas - Preferencias, haga clic en la ficha Agenda y Tareas, en la ficha Planificación y, a continuación en la ficha Adición de una entrada a su Agenda. Debajo de Para las nuevas reuniones, el planificador muestra inicialmente, seleccione Detalles de planificación para cada participante si desea que aparezca la vista Detalles o Las horas a las que conviene celebrar la reunión si desea que aparezca la vista Resumen.

La vista Resumen muestra en una lista las horas a las que conviene celebrar la reunión, basándose en la disponibilidad de los invitados, las salas y los recursos.

1. Seleccione Resumen debajo de Mostrar en el planificador.

2. Dependiendo de cómo desee ver la lista de invitados, haga clic en el la flecha del botón Invitados y seleccione Todos para mostrar todos los invitados, Disponibles para mostrar sólo las personas que están disponibles a la hora especificada en la invitación a la reunión o No disponibles para mostrar únicamente las personas que no están disponibles a la hora especificada. Si ha especificado salas y recursos en la invitación, siga este mismo procedimiento para ellos.

3. Haga clic en la flecha del botón Horarios sugeridos para el día seleccionado y seleccione el modo en que desea que Notes muestre los horarios de reunión sugeridos:

• Horarios sugeridos para el día seleccionado si desea que Notes muestre las mejores horas para el día especificado en la invitación a la reunión o si ha seleccionado otro día en el selector de fechas.
• Horarios sugeridos para los próximos 7 días si desea que Notes muestre las mejores horas para los próximos siete días, incluyendo el día seleccionado como el primero de esos días.
• Horarios sugeridos para los próximos 30 días si desea que Notes muestre las mejores horas para los próximos treinta días, incluyendo el día seleccionado como el primero de esos días.
• Horarios sugeridos para la semana seleccionada si desea que Notes muestre las mejores horas para la semana especificada en la invitación a la reunión o si ha seleccionado otra semana en el selector de fechas.
• Horarios sugeridos para el mes seleccionado si desea que Notes muestre las mejores horas disponibles para el mes especificado en la invitación a la reunión o si ha seleccionado otro mes en el selector de fechas.
  
Nota Para cambiar la fecha, la semana o el mes, utilice el selector de fechas situado a la derecha de los horarios sugeridos. Haga clic en la flecha de actualización en cualquier momento para mostrar la información sobre horarios disponibles más reciente.

• La opción Comprobar si todos los obligatorios pueden asistir incluye al presidente, a los invitados obligatorios y a las salas seleccionadas.
• La opción Comprobar si el 75% de obligatorios pueden asistir incluye al presidente, al 75% de los invitados obligatorios y a las salas seleccionadas.
• La opción Comprobar si el 50% de obligatorios pueden asistir incluye al presidente, al 50% de los invitados obligatorios y a las salas seleccionadas.
• La opción Comprobar si todos pueden asistir incluye al presidente, a los invitados obligatorios, a los invitados opcionales, a las salas y a los recursos seleccionados.
  

6. Cuando haya completado la invitación, haga clic en el botón Guardar y enviar invitaciones.

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Detalles

1. Seleccione Detalles debajo de Mostrar en el planificador. Notes mostrará la barra de horas basándose en la fecha y las horas introducidas en los campos Inicio y Fin. Estos campos y la barra de horas permanecen sincronizados; es decir, cuando se modifica uno de ellos, el otro cambia en consecuencia.
Si la barra es de color verde, tal y como se muestra más abajo, significa que todas las personas de la lista de invitados pueden asistir en la fecha y horas resaltadas.
Si la barra es de color rosa, tal y como se muestra en el paso 3, significa que no todos los invitados tienen tiempo libre disponible durante el horario resaltado.
Si la barra es de color gris, significa que no hay información de tiempo libre disponible para ninguno de ellos. (Los invitados cuyo tiempo libre no está disponible o está restringido se consideran como disponibles al calcular quién puede asistir a la reunión que se está planificando.)

2. Dependiendo de cómo desee ver la lista de invitados, haga clic en el la flecha del botón Invitados y seleccione Todos para mostrar todos los invitados, Disponibles para mostrar sólo las personas que están disponibles a la hora especificada en la invitación a la reunión o No disponibles para mostrar únicamente las personas que no están disponibles a la hora especificada. Si ha especificado salas y recursos en la invitación, siga este mismo procedimiento para ellos.

Consejo Si desea saber lo que hay en la Agenda de un invitado durante cualquier bloque de tiempo del planificador, haga clic con el botón derecho en el bloque (si el invitado permite que otros usuarios vean las entradas de agenda, puede abrir la Agenda o ver los detalles sobre la entrada).

Nota A medida que mueva la barra de horas, el contenido de los campos Inicio y Fin de la invitación a la reunión cambiará para reflejar la nueva posición de la barra en el planificador.

Consejo También puede usar las filas Obligatorios y Opcionales del planificador para hallar una hora para la reunión. En estas filas se resume la disponibilidad de los invitados mostrando el color gris claro cuando están todos disponibles y el color rojo oscuro cuando alguien no está disponible. Para facilitar su visualización, pliegue las secciones haciendo clic en los signos menos que aparecen junto a las palabras Obligatorios y Opcionales.

5. Cuando haya completado la invitación, haga clic en el botón Guardar y enviar invitaciones.

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Véase también

Configuración de la planificación del tiempo libre
Planificación de una reunión
Comprobación del estado de los invitados a una reunión o a una tarea de grupo
Ajuste de la secuencia de replicación en la página del Replicador