Guardar y enviar invitaciones

Haga clic en el botón Guardar y enviar invitaciones para agregar la reunión a la Agenda y enviar invitaciones a las personas especificadas en la sección Invitados del formulario.

Guardar como borrador

Haga clic en el botón Guardar como borrador de la barra de acciones para guardar la entrada de reunión sin enviar las invitaciones. Si guarda una reunión periódica como borrador, los cambios que realice en la reunión se aplicarán a todas las entradas de dicha reunión.

Buscar sala o recurso

Haga clic en el botón Buscar sala o recurso y, a continuación, haga clic en Buscar salas o Buscar recursos para comprobar las salas o recursos que están disponibles a una hora determinada.

Opciones de entrega

Consulte el tema Opciones de entrega para los avisos de reuniones y de tareas de grupo.

Acciones

Haga clic en el botón Acciones para replanificar, cancelar o confirmar la reunión, ver las respuestas de los invitados a la invitación o enviar un mensaje a éstos. (Este botón sólo aparece si ha guardado previamente la reunión y ha enviado las invitaciones.)

Asunto

El texto que introduzca en este campo aparecerá en la Agenda. También se utilizará como asunto para todos los mensajes y avisos relacionados con la reunión.

Cuándo

Utilice los campos Inicio y Fin para especificar las horas y las fechas de inicio y de finalización, así como las zonas horarias, para la reunión.

Consulte el tema Opciones de repetición si desea información sobre la opción Se repite.

Invitados

Haga clic en el icono de Libreta de direcciones en cualquiera de los campos de invitados para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar direcciones y especificar los invitados a la reunión.

• Obligatorios (para): Estas personas reciben invitaciones a la reunión y son considerados como asistentes fijos a la hora de reservar salas y recursos, así como para los horarios de reunión sugeridos.
• Opcionales (cc): Estas personas reciben invitaciones a la reunión y son considerados como asistentes fijos a la hora de reservar salas y recursos, así como para los horarios de reunión sugeridos. El tiempo libre de estos invitados tiene menos prioridad que el de los invitados obligatorios cuando Notes sugiere los horarios de reunión.
• Informados (cco): Estas personas reciben un aviso con información sobre la reunión y no se consideran asistentes fijos a la hora de reservar salas y recursos, así como tampoco para los horarios de reunión sugeridos. No disponen de las opciones de respuesta de los invitados obligatorios y opcionales, pero pueden agregar la reunión a sus agendas. El resto de los invitados no podrán ver los nombres de las personas especificadas en este campo.

  Consejo Una vez que haya especificado los invitados, utilice el planificador para comprobar su disponibilidad. También puede ver una lista de horarios de reunión sugeridos basados en las planificaciones de los invitados.

Haga clic en este botón para eliminar participantes que ya han sido invitados. (Este botón sólo aparece si ha guardado previamente la reunión y ha enviado las invitaciones.) Consulte el tema Eliminación de personas de una invitación a una reunión ya enviada.

Presidente

Generalmente, usted será el presidente de la reunión, por lo que su nombre aparecerá en este campo. Si otra persona ha delegado en usted el acceso a su Agenda y usted está organizando la reunión para ella, en el campo aparecerá el nombre de esta persona.

Dónde

En el campo Salas, introduzca los nombres de las salas que desea reservar para la reunión. Para agregar salas de una Libreta de direcciones, haga clic en el icono situado al final del campo para abrir el cuadro de diálogo Salas.

En el campo Ubicación, especifique la ubicación general de la reunión (por ejemplo, el nombre de la ciudad en la que se celebrará).

En el campo Recursos, introduzca los nombres de los recursos que desea reservar para la reunión. Para agregar recursos de una Libreta de direcciones, haga clic en el icono situado al final del campo para abrir el cuadro de diálogo Recursos.

Si está trabajando con una invitación a una reunión ya existente para la que todavía no se ha reservado ninguna sala ni ningún recurso, haga clic en el botón Agregar reserva para especificar las salas y los recursos.

Categorías

Seleccione o escriba una categoría.

Planificador

Consulte Para saber cuándo están disponibles para una reunión las personas, salas o recursos.

Descripción

Introduzca información detallada sobre la reunión (incluyendo texto, vínculos de documento, archivos anexos, objetos y gráficos) en el campo Descripción situado en la parte inferior del formulario de reunión.

Aceptar provisionalmente

Active esta opción si desea mantener libre la hora de la reunión en su planificación del tiempo libre.

Privado

Actívela si desea impedir que las personas que tienen acceso a su agenda lean la invitación. Los usuarios con autorización para gestionar su agenda podrán ver las horas, pero no el contenido de las entradas ocultas de la agenda.

Notificarme

Consulte el tema Opciones de notificación de alarma o Configuración de una alarma en una entrada de agenda.

Véase también

Planificación de una reunión
Gestión de las vistas con categorías