Los documentos se crean a partir de formularios diseñados por el diseñador de la base de datos. Estos formularios determinan el diseño y la funcionalidad de los documentos. Pueden contener campos, que podrán usarse para recopilar o mostrar información. Los formularios también pueden contener gráficos, acciones, fórmulas, etc. Por ejemplo, cuando se crea un nuevo mensaje de correo, en realidad se está creando un documento que utiliza un nuevo formulario de mensaje de correo que determinará el aspecto y la funcionalidad del nuevo documento. El nuevo formulario de mensaje de correo contendrá un campo Para, un campo cc, un campo cco, un campo Asunto y un campo de texto. Este nuevo mensaje de correo podrá enviarse a otras personas. Los diseñadores de bases de datos pueden crear formularios exclusivos que se adecuen de forma óptima a las bases de datos que estén diseñando. Los usuarios del cliente Notes se limitan simplemente a utilizar los documentos que se pueden crear en las bases de datos en las que trabajan.

Es posible realizar varias acciones con un documento de una base de datos, tanto si se está viendo en una vista como si se está leyendo. Por ejemplo, se puede acceder a una vista previa de los documentos, se pueden eliminar, bloquear o ver sus caracteres ocultos.