Al importar un archivo de hoja de cálculo en una vista, deberá utilizar un formulario de Notes para aceptar los datos. Los nombres de campo del formulario deben corresponderse con los utilizados en la vista de Notes (por ejemplo, el nombre, la dirección, el número de teléfono, etc.).

Si el archivo de hoja de cálculo contiene varias hojas, únicamente se importará la primera. Si el rango (o la sección especificada) que desea importar abarca varias hojas, Notes sólo importará el rango especificado de la primera hoja.

Notes no ajusta las líneas de una hoja de cálculo importada. Si ésta tiene más columnas de las que puede mostrar una ventana, utilice las barras de desplazamiento horizontal para ver la anchura completo de la hoja. Notes puede manejar una hoja de cálculo con una anchura máxima de 57 cm (22,75 pulgadas) por lo que el texto que lo sobrepase no aparecerá en las columnas.

Para importar hojas de cálculo en vistas

1. En una vista, seleccione Archivo - Importar.

2. En el cuadro de diálogo Importar, seleccione Lotus 1-2-3 en la lista Tipo de archivos.

3. Seleccione la unidad y el directorio en los que se encuentra el archivo y, a continuación, seleccione el archivo.

4. Haga clic en Importar.

5. En el cuadro de diálogo Importar hoja de 123, en la lista Importar como, seleccione Documentos principales o Documentos de respuesta según cómo desee que aparezca la hoja de cálculo en la vista.

6. En la lista Usando el formulario, seleccione el formulario de Notes que desea usar para aceptar los datos.

7. Si el archivo de hoja de cálculo y la vista tienen formatos diferentes, se debe usar un archivo de formato de manera que los componentes individuales se correspondan a las columnas de la vista o los campos del documento. Seleccione Definido por archivo de formato e introduzca el nombre del archivo en el cuadro Nombre de archivo COL. Los archivos de formato tienen la extensión .COL y, a veces, se les denomina archivos de descripción de columnas.

8. Si dispone de algún rango con nombre en la hoja de cálculo configurado para usarlo en la importación, especifique el rango en el cuadro Nombre de rango WKS.

9. Si en el paso 6 ha seleccionado un formulario en el que los campos tengan que calcularse, seleccione Calcular campos del formulario al importar documento. Esto puede ocurrir si el archivo de hoja de cálculo incluye fórmulas. Si no está seguro, solicite al diseñador de la base de datos información sobre el formulario.

10. Haga clic en Aceptar.