Nota Si desea tener una visión general del proceso de archivado de su propio correo, consulte Archivado de mensajes de correo para liberar espacio.

1. Si todavía no lo ha hecho, abra la base de datos que desea archivar, seleccione Archivo - Base de datos - Propiedades y haga clic en Parámetros de archivado.

2. Haga clic en General y especifique los equipos en los que debe ejecutarse y almacenarse el archivado.

3. Haga clic en Crear o en Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear criterios de archivado o Editar criterios de archivado.

4. Introduzca o edite el nombre del grupo de criterios privado.

5. Haga clic en Criterios de selección para elegir los documentos que se archivarán. Los documentos se pueden archivar:

• Basándose en la actividad (fecha de la última modificación), el parámetro de caducidad o la fecha de creación, y la carpeta o la vista en la que se encuentren en la base de datos, o bien,
• en función de los que haya seleccionado manualmente el usuario. En este caso, los criterios de fecha no son necesarios y, por tanto, no son una opción. Este parámetro sólo se aplica a los documentos que se seleccionan manualmente en una vista de la base de datos.
Nota Cuando se archivan documentos seleccionados, no se aplica el parámetro avanzado de archivado No eliminar documentos que tengan respuestas.

• Para archivar los documentos en una base de datos de archivado distinta y eliminarlos de la actual, seleccione Copiarlos en la base de datos de archivado especificada aquí y, a continuación, eliminarlos de la actual y, a continuación, haga clic en el icono de carpeta para especificar el nombre de archivo y la ruta de acceso a la base de datos.
• Para eliminar documentos en lugar de archivarlos, seleccione Eliminarlos de esta base de datos sin archivarlos.
Cuidado Tenga cuidado con este parámetro. Una vez que se eliminan los documentos, no pueden recuperarse. Es más seguro crear una base de datos de archivado y, a continuación, configurar un archivado que use este parámetro en la base de datos de archivado. Esto le permitirá guardar documentos en el archivado tanto tiempo como desee y, al mismo tiempo, dejar que Notes se encargue de eliminarlos automáticamente por usted.

	Opción	Descripción
	Eliminar los documentos archivados de esta base de datos	Este parámetro elimina documentos completos sin cambiar el contenido de ninguno de ellos.
	Reducir el tamaño de los documentos de esta base de datos	Este parámetro racionaliza el contenido de los documentos en lugar de eliminarlos. Puede: Eliminar anexos, dejar un resumen. El resumen conserva algunos campos básicos; por ejemplo, en el correo, el asunto del mensaje. Eliminar anexos, dejar un resumen y 40 kB. La mayoría de los mensajes de correo contienen menos de 40 kB de texto enriquecido; por lo tanto, esta opción reduce el menor número de documentos posible.

9. Ahora ya está preparado para definir una programación para el archivado o ejecutarlo manualmente.

Véase también

Archivado de mensajes de correo para liberar espacio