AGENDA Y PLANIFICACIÓN
Nota Una vez que haya creado una reunión, no podrá convertirla en otro tipo de entrada de agenda (por ejemplo, una reunión en una cita), excepto en el caso de las reuniones que se guardan como borradores y de las citas que se crean directamente en la vista Día de la Agenda. Para convertir una reunión existente en otro tipo de entrada de agenda, seleccione la reunión en la vista Agenda y, a continuación, seleccione Acciones - Copiar en - Nueva entrada de agenda. Toda la información original, incluidos los invitados, se copiará en un nuevo formulario donde podrá cambiar las propiedades.
Planificación de reuniones periódicas
Dependiendo de cómo haya configurado los formularios de reserva de recursos el administrador de la base de datos, es posible que existan limitaciones en cuanto a la antelación con la que se podrá reservar un recurso. También pueden existir restricciones en las reservas de los recursos para las reuniones periódicas. Si se han restringido las reservas, aparecerá un mensaje de error al guardarlas y cerrarlas.
Si crea una reunión periódica y, tras haber enviado las invitaciones, decide cambiarla para que no vuelva a repetirse, o viceversa, deberá crear una nueva reunión. No es posible cambiar el tipo de reunión en la reunión original. Para cambiar de tipo de reunión, seleccione la reunión en la vista Agenda y, a continuación, seleccione Acciones - Copiar en - Nueva entrada de agenda. Toda la información original, incluidos los invitados, se copiará en un nuevo formulario donde podrá cambiar las propiedades y desde el que podrá volver a enviar la invitación.
Para planificar una reunión
1. Abra la Agenda.
2. Haga clic en el botón Planificar una reunión de la barra de acciones.
3. Introduzca el texto en el campo Asunto del formulario de reunión.
4. Introduzca las fechas y las horas de inicio y de finalización, así como las zonas horarias (opcional) para la reunión.
8. En el campo Ubicación, especifique la ubicación general de la reunión (por ejemplo, el nombre de la ciudad en la que se celebrará).
9. En el campo Salas, introduzca los nombres de las salas que desea reservar para la reunión. Para agregar salas de una Libreta de direcciones, haga clic en el icono situado al final del campo para abrir el cuadro de diálogo Salas.
10. En el campo Recursos, introduzca los nombres de los recursos que desea reservar para la reunión. Para agregar recursos de una Libreta de direcciones, haga clic en el icono situado al final del campo para abrir el cuadro de diálogo Recursos.
12. Si se trata de una reunión electrónica en la que se utiliza Lotus Instant Messaging and Web Conferencing, consulte Planificación de una reunión electrónica.
13. (Opcional) Seleccione una categoría en el campo Categorías.
14. (Opcional) Seleccione Privado si desea impedir que las personas que pueden leer su Agenda lean la entrada. Los usuarios con autorización para gestionar su Agenda podrán ver la fecha y la hora, pero no el contenido de las entradas.
15. (Opcional) Si desea crear una alarma para la entrada, seleccione la opción Notificarme situada junto al icono de alarma en el lado derecho de la entrada de agenda y especifique las distintas opciones en el cuadro de diálogo Opciones para la notificación de alarma.
16. Introduzca información detallada sobre la reunión (incluyendo texto, vínculos de documento, archivos anexos, objetos y gráficos) en el campo Descripción situado en la parte inferior del formulario de reunión.
17. Seleccione Acciones - Opciones de entrega si desea cambiar las opciones de entrega para el aviso que Notes envía a los invitados.
18. Haga clic en el botón Guardar y enviar invitaciones de la barra de acciones. Notes incluirá la invitación en la Agenda, marcará como ocupada la hora de la reunión en la planificación del tiempo libre del presidente (a menos que haya activado la opción Aceptar provisionalmente) y enviará una invitación a cada uno de los invitados.