Nota Si desea tener una visión general del proceso de archivado de su propio correo, consulte Archivado de mensajes de correo para liberar espacio.

Para seleccionar los documentos que se van a archivar, haga clic en cualquiera de los vínculos siguientes:

• Para seleccionar documentos en función de su actividad
• Para seleccionar documentos en función de las vistas o carpetas a las que pertenezcan

Si el cuadro de diálogo Parámetros de archivado no está abierto, abra la base de datos que desea archivar, seleccione Archivo - Base de datos - Propiedades y haga clic en Parámetros de archivado. Haga clic en Criterios, haga clic en Crear o Editar y, a continuación, en Criterios de selección.

1. Seleccione una opción de actividad para los documentos:

	Opción	Descripción
	a los que no se haya accedido hace más de Nota Esta opción sólo está disponible si la siguiente propiedad está activada en la base de datos que está archivando. Si tiene el acceso necesario a la base de datos, abra el cuadro de propiedades de la base de datos, haga clic en la ficha Avanzadas y seleccione Conservar la propiedad "Usado en este archivo".	Los documentos a los que no se ha accedido (no se han abierto, visualizado sus propiedades, etc.) hace más tiempo del especificado pasan a estar disponibles para el archivado.
	que no se hayan modificado hace más de	Los documentos que no se han editado (y luego guardado) hace más tiempo del especificado pasan a estar disponibles para el archivado.
	que lleven marcados como caducados más de Nota Esta opción se aplica sólo a ciertos tipos de bases de datos, como Correo y Debates, y le permite marcar un documento como caducado o programarlo para que caduque.	Los documentos que llevan marcados como caducados más tiempo del especificado pasan a estar disponibles para el archivado. Por ejemplo, puede especificar la caducidad de un mensaje desde el menú Acciones - Herramientas de una vista de correo, o la de cualquier documento de una base de datos de debates desde el menú Acciones.
	seleccionados por el usuario Nota Cuando se archivan los documentos seleccionados, el parámetro de archivado avanzado Eliminar un documento sólo si los criterios pueden eliminar todas las respuestas no se aplica.	Los documentos que seleccione manualmente en la vista actual pasan a estar disponibles para el archivado. Si esta opción está activada, los parámetros de fecha estarán desactivados, así como la opción para seleccionar una vista o carpeta en el cuadro de lista.
	creados hace más de Nota Para que esta opción entre en vigor, la base de datos que vaya a archivar debe residir en un cliente Notes 7 o un servidor Domino 7.	Los documentos que se han creado hace más tiempo del especificado pasan a estar disponibles para el archivado.

2. Si ha seleccionado a los que no se haya accedido hace más de, que no se hayan modificado hace más de, que lleven marcados como caducados más de o creados hace más de, especifique un número (por ejemplo, 365) y un intervalo (por ejemplo, días), y haga clic en Aceptar.

Nota Si la directiva de administración especifica un límite en la cantidad de tiempo que pueden conservarse los documentos, las opciones reflejarán dicho límite.

4. Para seguir con el proceso de archivado, vuelva al tema Creación o edición de un grupo de criterios de archivado.

Ir al principio

Para seleccionar documentos en función de las vistas o carpetas a las que pertenezcan

Cuando Notes crea, por ejemplo, un archivado de su correo, el diseño de la base de datos de archivado contiene todas las carpetas existentes en el momento de archivar. En cualquier grupo de criterios de archivado, puede especificar las vistas y carpetas cuyos documentos desea archivar, y puede definir varios grupos de criterios que archiven documentos de diferentes vistas y carpetas.

Si cambia el nombre de una carpeta o elimina una carpeta, dicha carpeta cambiará o se eliminará en la base de datos de archivado la próxima vez que realice el archivado. Imagine que tiene una carpeta denominada Ventas 2001 de la que archiva cuatro documentos. Al año siguiente, cambia el nombre de la carpeta a Ventas 2002 y archiva de nuevo cuatro documentos. Si usa la misma base de datos de archivado, la carpeta se denominará Ventas 2002, pero contendrá los ocho documentos, incluidos los de las Ventas 2001. Si prevé archivar durante varios años, cree carpetas diferentes en la base de datos original para cada año, o bien especifique una nueva base de datos de archivado para cada año en el cuadro de diálogo Parámetros de archivado.

Si el cuadro de diálogo Criterios de selección del archivado no está abierto, abra la base de datos que desea archivar, seleccione Archivo - Base de datos - Propiedades y haga clic en Parámetros de archivado. Haga clic en Criterios, haga clic en Crear o Editar y, a continuación, en Criterios de selección.

1. Seleccione Sólo de estas vistas o carpetas.

2. Seleccione las carpetas y las vistas en la lista y haga clic en Aceptar. Para seleccionar documentos no consecutivos, pulse Ctrl.

Consejo Si crea diferentes grupos de criterios que actúan sobre diferentes carpetas y vistas, considere la posibilidad de asignar nombres descriptivos a cada uno de los grupos, de modo que pueda saber lo que hace cada uno. Por ejemplo, puede denominar "Bandeja de entrada" a un grupo, "Enviados y Borradores" a otro y, si tiene carpetas privadas con estos nombres, puede denominar "Ventas y Marketing" a otro.

Ir al principio

Véase también

Cómo marcar documentos como caducados o no caducados