Notes almacena las reglas de correo en la carpeta Reglas de su base de datos de correo. De este modo, podrá acudir a dicha carpeta para agregar nuevas reglas o modificar las reglas que haya creado. Por ejemplo, puede editar reglas, cambiar el orden para que una regla tenga prioridad sobre otra, desactivarlas cuando no desee usarlas o eliminarlas completamente. Haga clic en cualquiera de estos temas:

• Para crear una regla
• Para gestionar las reglas
• Ejemplos: Reglas de correo

1. Abra su base de datos de correo y, en el panel de navegación, haga clic en Herramientas y en Reglas.

3. Seleccione una de las opciones siguientes:

Condición: para especificar una condición bajo la cual se filtrará el correo.

Excepción: para especificar una excepción bajo la cual no se filtrará el correo.

Por ejemplo, podría seleccionar el remitente contiene y escribir Alicia para filtrar todos los mensajes que le envíen Alicia Fuentes, Alicia Sanz y cualquier otra persona cuyo nombre sea Alicia. O bien, podría seleccionar el tamaño (en bytes) es mayor que, y escribir 2000 para filtrar todos los mensajes que le envíen cuyo tamaño supere los 2.000 bytes.

Imagine que recibe una gran cantidad de informes que debe revisar y entregar al final de cada mes. Podría seleccionar el formulario y es, especificar el nombre del formulario asociado a ese tipo de documento de Notes (por ejemplo, "informe") y, a continuación, indicar que se debe mover a una carpeta denominada "Findemes". Si desea más información sobre los formularios, consulte Cómo localizar el nombre del formulario de un documento.

Nota La condición contiene funciona con palabras incompletas y no tiene en cuenta las mayúsculas y las minúsculas. Por ejemplo, podría seleccionar el remitente contiene y, a continuación, escribir "Al" o "al" para filtrar todos los mensajes que le envíen las personas cuyos nombres sean Almudena, Alicia o Alex. No entrecomille las entradas del campo de condiciones; si lo hace, aparecerá un mensaje de error. Si utiliza WebMail, no use barras inclinadas en dicho campo.

Consejo La condición todos los documentos le permite realizar una acción en todos los mensajes que lleguen a su correo mientras la regla esté activada. Por ejemplo, podría seleccionar todos los documentos y especificar el envío de una copia a yo@yomismo.com cuando esté ausente de la oficina.

6. Realice cualquiera de las operaciones siguientes:

	¿Qué desea hacer?	Procedimiento
	Agregar más condiciones	Seleccione Condición seguido de Y u O y repita los pasos 3 y 4 por cada nueva condición.
	Agregar una excepción	Seleccione Excepción y repita los pasos 3 y 4.
	Agregar más excepciones	Seleccione Excepción seguido de Y u O y repita los pasos 3 y 4 por cada nueva excepción.
	Eliminar una condición o una excepción	Haga clic en ella en el cuadro Si los mensajes recibidos cumplen las condiciones siguientes y haga clic en Eliminar.
	Eliminar todas las condiciones y excepciones	Haga clic en Eliminar todas.

7. En el apartado Especificar acciones, seleccione cualquiera de las opciones siguientes:

Acción	Descripción
mover a una carpeta	Mueve el documento a la carpeta especificada.
copiar en una carpeta	Copia el documento en la carpeta especificada.
enviar copia	Si ha seleccionado enviar copia, indique si desea que las copias remitidas contengan el mensaje completo o sólo los encabezados del mensaje. Los encabezados son el asunto, las direcciones, y la fecha y hora que aparecen al principio del mensaje; no incluyen el contenido con texto enriquecido del mensaje. A continuación, introduzca las direcciones de los destinatarios, separados por comas o signos de punto y coma, o haga clic en Dirección para seleccionarlas en una Libreta de direcciones. Nota Si observa que una regla que usa la acción enviar copia no funciona, pregunte al administrador si esta función se ha desactivado en su organización.
el mensaje caducará dentro de	Introduzca un número y seleccione Días, Semanas, Meses o Años.
cambiar la importancia a	Seleccione un nivel de importancia.
detener el procesamiento	No es necesario que realice ninguna acción. El procesamiento de las reglas que siguen a ésta se detendrá.
eliminar	No es necesario que realice ninguna acción. El mensaje no se entregará en su Bandeja de entrada.

8. Haga clic en Agregar acción.

9. Realice cualquiera de las operaciones siguientes:

	¿Qué desea hacer?	Procedimiento
	Agregar más acciones	Repita los pasos del 6 al 8 por cada nueva acción.
	Eliminar una acción	Haga clic en ella en el cuadro Realizar las acciones siguientes y haga clic en Eliminar.
	Eliminar todas las acciones	Haga clic en Eliminar todas.

10. Haga clic en Aceptar. De forma predeterminada, esta regla está activada. Puede desactivarla hasta que esté preparado para ejecutarla.

Ir al principio

Para gestionar las reglas

¿Qué desea hacer?	Procedimiento
Activar o desactivar una regla	En el panel de navegación, haga clic en Herramientas, a continuación en Reglas y resalte una o varias reglas. En el menú, seleccione Acciones - Activar o Acciones - Desactivar. Consejo También puede hacer clic en el icono situado junto a la regla para activarla o desactivarla.
Editar una regla	En el panel de navegación, haga clic en Herramientas, a continuación en Reglas y haga clic en la regla que desea editar. Seleccione Acciones - Editar. Realice los cambios y haga clic en Aceptar.
Mover una regla	En el panel de navegación, haga clic en Herramientas, a continuación en Reglas y haga clic en la regla que desea mover. Seleccione Acciones - Subir o Acciones - Bajar hasta que la regla se encuentre en el lugar deseado. Nota Notes utiliza las reglas siguiendo el orden en que aparecen, de arriba hacia abajo, por lo que puede situar primero las reglas que desea que tengan prioridad. De este modo, si recibe un mensaje que cumple los criterios de dos reglas diferentes, aquélla que se encuentre más cerca del principio de la lista será la primera en actuar sobre el mensaje. (Esto es especialmente importante si existen reglas que trasladan o eliminan mensajes.)
Eliminar una regla	En el panel de navegación, haga clic en Herramientas, a continuación en Reglas y realice una de las operaciones siguientes: Para eliminar una regla haga clic en ella. Si desea eliminar varias reglas, haga clic en cada una de ellas en la columna situada a la izquierda para seleccionarlas. Seleccione Acciones - Eliminar. Seleccione Sí cuando Notes le pregunte si desea eliminar los documentos.

Ir al principio

Ejemplos: Reglas de correo

La siguiente regla cambiará automáticamente a Mucha la importancia de todos los mensajes enviados por Iñaki Sánchez (lo que significa que aparecerán con un signo de admiración en la Bandeja de entrada para llamar su atención).

La siguiente regla trasladará automáticamente, desde la Bandeja de entrada hasta la carpeta Informes, todos los mensajes que contengan la palabra "estado" en el campo del asunto, a menos que (una excepción) el asunto contenga también las palabras "ventas" o "proyecto".

Ir al principio

Los elementos de las condiciones de las reglas corresponden a los campos de las propiedades del documento de un mensaje de correo. Muchos de los elementos, como, por ejemplo, Asunto, tienen el mismo nombre que el campo. La tabla siguiente incluye los elementos cuyos nombres son diferentes a los de los campos a los que corresponden.

Elemento	Campo
Remitente	From y/o Principal
Dominio de Internet	SMTPOriginator (sólo la parte del nombre correspondiente al dominio)
Asunto	Subject O bien, WebSubject
Para	SendTo
cco	BlindCopyTo
cc	CopyTo
Prioridad de la entrega	DeliveryPriority

Véase también

El correo y la Libreta de direcciones
Gestión del correo no deseado
Ordenación de los mensajes en una vista o carpeta
Automatización de tareas mediante agentes simples
Notes mail rules en Lotus Developer Domain
¿Por qué aparece un mensaje de error de fórmula de Notes cuando intento crear una regla de correo?
Especificación de una programación para un archivado basado en el cliente