El archivado resulta especialmente útil en las bases de datos de correo si en las preferencias de usuario se ha especificado que en la vista Enviados se guarde automáticamente una copia de los mensajes enviados, lo que provocará un aumento del tamaño de la base de datos. Puede crear carpetas y situar los mensajes en ellas para organizar el correo, pero esto no reducirá el tamaño de la base de datos. El archivado libera espacio y mejora el rendimiento del correo.

Para ejecutar el archivado en un archivo de correo, debe tener al menos acceso de editor con permiso para eliminar documentos, así como ser el propietario de dicho archivo. Si no es el propietario del archivo, debe tener acceso de gerente con permiso para eliminar documentos.

Acceso al archivado de correo

Si su organización define una directiva de archivado para las bases de datos de correo, dicha directiva controlará el nivel de acceso del que dispondrá usted para archivar en el correo. Puede ser que no necesite archivar, dado que el archivado ya está configurado y se ejecuta por usted. O bien, pudiera ser que la directiva especifique que usted tiene capacidad para definir criterios de archivado privado además del archivado que realiza la organización.

Puede consultar su nivel de acceso para el archivado abriendo el cuadro de diálogo Parámetros de archivado.

Si desea más información, consulte Directivas de administración para el archivado de correo.

Archivado del correo privado: visión general del proceso

Si dispone de acceso para archivar su correo privado, deberá seguir este procedimiento:

1. General: Especifique los equipos en los que debe ejecutarse y almacenarse el archivado. También puede especificar que el proceso de archivado lo realice su servidor de correo (archivado basado en el servidor), de modo que no tenga que dejar su equipo encendido mientras se ejecuta el archivado, o el software del cliente Notes (archivado basado en el cliente) instalado en su equipo, de modo que pueda ejercer mayor control sobre la programación. Si el proceso lo realiza el cliente Notes, puede almacenar la base de datos de archivado localmente o en cualquier servidor al que tenga acceso. Si lo realiza el servidor de correo, sólo podrá almacenarla en un servidor al que tenga acceso.

2. Criterios: Cree y active un grupo de criterios de archivado (información que usará Notes durante el archivado) para la base de datos de archivado que se va a crear. El grupo de criterios incluye la información sobre qué documentos deben archivarse, el nombre de archivo y la ruta de acceso a la base de datos de archivado, y las opciones de limpieza del archivo de correo seleccionadas.

1. Documentos: Indique qué documentos deben archivarse teniendo en cuenta la actividad y las carpetas seleccionadas. Por ejemplo, puede definir un criterio para archivar los documentos que no se hayan modificado hace más de 365 días. Esto le permitirá archivar todos los documentos que cumplan dicho criterio, o archivar sólo los documentos de determinadas carpetas que cumplan dicho criterio.
2. Destino: Indique si desea que los documentos seleccionados se copien en la base de datos de archivado especificada, o que sólo se eliminen de la base de datos de correo.
3. Limpieza del archivo de correo: Defina las opciones de limpieza del correo eliminando los documentos archivados o reduciendo su tamaño. Puede reducir el tamaño del documento eliminando primero los anexos y luego dejando sólo la información de los encabezados, o dejando dicha información y una parte del documento de correo.

4. Program.: Para el archivado basado en el cliente, defina una programación que indique cuándo se realizará el proceso, o ejecútelo manualmente seleccionando Acciones - Archivar - Archivar ahora. (Para el archivado basado en el servidor, el proceso se realizará de acuerdo con la programación del servidor; no podrá controlar el momento en que se ejecuta.) Cuando se haya creado la base de datos de archivado, podrá crear marcadores para ella, eliminarla, copiarla o realizar otras tareas tal y como lo haría con cualquier otra base de datos.

Nota Si los criterios determinan que sólo deberán archivarse los documentos seleccionados manualmente, los pasos anteriores no se aplican. En primer lugar seleccione los documentos y, a continuación, Acciones - Archivar - Documentos seleccionados.

Consulte el procedimiento Creación o edición de un grupo de criterios de archivado. Los pasos de este procedimiento se ramificarán en los demás procedimientos que es necesario seguir para archivar el correo privado.

Véase también

Especificación de los equipos donde se ejecuta y donde se almacena el archivado
Gestión y mejora del correo
Archivado de documentos para liberar espacio
Eliminación de mensajes
Exportación de documentos a archivos de texto